Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Công Việc – Top 6 Yếu Tố Nâng Tầm Hiệu Quả

Kỹ năng giao tiếp được xem là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng; là mắt xích để kết nối các mối quan hệ, giúp đạt hiệu quả tương tác cao hơn trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong công việc. Vậy khái niệm và vai trò của các kỹ năng trong giao tiếp là gì? Những yếu tố nào ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp, kết nối mọi người. Tất cả những câu hỏi đó sẽ được VSC giải đáp trong bài viết sau.

KỸ NĂNG GIAO TIẾP LÀ GÌ?

Kỹ năng giao tiếp được hiểu là trong quá trình giao tiếp, chủ thể giao tiếp (người nói) có khả năng truyền đạt thông tin cho đối tượng giao tiếp (người nghe). Trong đó, người nói phải thực hiện song song việc truyền đạt và lắng nghe tích cực; trao đi và nhận lại phản hồi giữa hai bên nhằm đạt được một mục đích nhất định.

Những yếu tố xung quanh đều có thể gây ảnh hưởng đến cách thức cũng như hiệu quả giao tiếp. Do đó, kỹ năng này có liên quan và chịu ảnh hưởng từ khả năng nghe – nói, quan sát; dựa trên cảm nhận của cả chủ thể và đối tượng giao tiếp.

Các hình thức giao tiếp cơ bản là giao tiếp trực tiếp, mặt đối mặt (hay còn gọi là face – to – face); và giao tiếp gián tiếp (qua điện thoại, email, mạng xã hội,…). Bất cứ lĩnh vực nào cũng phải đòi hỏi những kỹ năng nhất định; đặc biệt có thể kể đến những ngành nghề đặc trưng như phiên dịch viên, nhân viên bán hàng, tư vấn viên, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên telesales,…

Hình thức giao tiếp qua điện thoại

Hình thức giao tiếp qua điện thoại

VAI TRÒ CỦA NHỮNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC

Như đã đề cập ở trên, giao tiếp trong công việc được thể hiện ở nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm giao tiếp ngôn ngữ (sử dụng lời nói); hay giao tiếp phi ngôn ngữ (sử dụng cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, thư từ, văn bản,…) Vậy nó có ý nghĩa như thế nào trong công việc?

Kỹ năng giao tiếp giúp mở rộng và cải thiện mối quan hệ

Nhờ có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ có thể tạo thiện cảm cho đối phương, giúp cải thiện mối quan hệ hiện có. Đồng thời mở rộng mối quan hệ cho mình. Đây là cơ sở để phát triển sự nghiệp, tương lai sau này.

Kỹ năng giao tiếp giúp kết nối mọi người, phối hợp hành động tốt hơn

Bất kỳ một tập thể, doanh nghiệp nào muốn tồn tại thì phải có sự phối hợp hoạt động thống nhất từ các thành viên. Vì thế, bản thân mỗi người phải học cách phát triển những kỹ năng giao tiếp cần thiết. Nhờ giao tiếp, mỗi người có thể thấu hiểu lẫn nhau; nắm được yêu cầu, cách thức; là kim chỉ nam nhằm hướng tới mục đích chung.

Giao tiếp tốt giúp mọi người thấu hiểu nhau hơn

Giao tiếp tốt giúp mọi người thấu hiểu nhau hơn

Kỹ năng giao tiếp tốt là cầu nối của sự nghiệp

Không phải tự nhiên mà người ta lại nói rằng: “Giao tiếp là một nghệ thuật, người giao tiếp giỏi là một nghệ nhân”. Xã hội ngày càng phát triển, sự cạnh tranh cũng ngày càng gay gắt. Nếu chỉ có kiến thức, giỏi chuyên môn, bạn chỉ mới có đạt được tiêu chí là điều kiện cần. Để có thể dễ dàng thăng tiến trong công việc, gặt hái nhiều thành công, bạn phải không ngừng học hỏi những thứ khác nữa. Và kỹ năng giao tiếp khéo léo, thông minh là một trong những điều kiện đủ.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG VÀ NÂNG TẦM KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC

Để trở thành một người giao tiếp thành thạo, bạn phải học hỏi nhiều nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp. Từ đó kết hợp chúng trong các tình huống, hoàn cảnh giao tiếp khác nhau.

Lắng nghe tích cực – Kỹ năng giao tiếp “chuẩn mực”

Trong quá trình giao tiếp, nếu chỉ có một mình bạn nói “thao thao bất tuyệt”; và buộc người khác phải im lặng thì đó gọi là độc thoại. Lắng nghe là một kỹ năng cần thiết trong quá trình giao tiếp với người đối diện; đặc biệt là trong môi trường công sở. Ở đây, lắng nghe tích cực có nghĩa là nghe có chọn lọc, dựa trên những thông tin mà đối phương truyền tải, bạn sẽ nắm bắt điểm chính, nhận định đúng sai, từ đó đưa ra lời phản hồi tốt nhất.

Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp

Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp

Kỹ năng lắng nghe giúp kết nối cảm xúc, kéo gần khoảng cách mọi người, tăng thêm cảm hứng khi làm việc. Ngoài công việc, bạn có thể trao đổi về những câu chuyện đời thường, những khó khăn, khúc mắc trong cuộc sống, càng hiểu rõ về nhau thì đồng nghiệp sẽ dễ dàng làm việc cùng nhau hơn.

Một lưu ý mà bạn cần nhớ là khi thực hiện kỹ năng giao tiếp này; để đạt hiệu quả tối ưu, bạn nên gạt bỏ những yếu tố gây trở ngại, gây nhiễu trong việc tiếp nhận thông tin; như điện thoại, tivi, mạng xã hội,… Những yếu tố này khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán; và tạo cảm giác thiếu tôn trọng với đối tượng giao tiếp.

Điều chỉnh hình thức giao tiếp

Tùy thuộc vào đối tượng giao tiếp là ai, bạn có thể thiết lập hình thức và phong cách giao tiếp khéo léo cho phù hợp. Ví dụ, khi giao tiếp với cấp trên, bạn nên ưu tiên những hình thức trang trọng như gặp mặt trình bày trực tiếp, gửi email. Còn khi giao tiếp với đồng nghiệp, gửi tin nhắn, gọi điện sẽ là kênh giao tiếp hiệu quả hơn; so với một email dày đặc thông tin khiến mọi việc trở nên “nghiêm trọng hóa”.

Sự tự tin

Sự tự tin luôn là một yếu tố then chốt khi học các kỹ năng trong giao tiếp; đặc biệt là khi muốn phát biểu, đóng góp ý kiến trong cuộc họp. Sự tự tin được thể hiện qua tư thế ngồi, dáng đứng và tương tác bằng mắt; nó giúp gia tăng tính thuyết phục khi giao tiếp.

Thể hiện phong thái tự tin

Thể hiện phong thái tự tin

Trao đi và tiếp nhận phản hồi

Trong giao tiếp, phản hồi tích cực, nhanh chóng giúp bạn ghi “điểm cộng” với đối phương, thể hiện bạn đang thực sự lắng nghe và sẵn sàng tương tác với chủ thể giao tiếp.

Khi đưa ra lời phản hồi, bạn nên lưu ý một số điều sau:

– Đừng chỉ phản hồi chung chung, hãy nhấn mạnh vào chi tiết. Ví dụ, sau khi nghe ý tưởng về sản phẩm mới từ đồng nghiệp và muốn lắng nghe góp ý. Nếu bạn cảm thấy ý tưởng này khá độc đáo và có tính thực thi cao; hãy dành tặng lời khen ngợi và nhấn mạnh những điểm bạn cho rằng nó đặc biệt; đừng chỉ nói rằng: “Ồ, cũng hay đấy”. Nó làm người nghe cảm thấy như bị “tụt cảm xúc”; thậm chí dễ “đứng hình” và không muốn tiếp tục nói.

– Đưa ra phản hồi kịp thời: khi đối phương đang chừa lại “một khoảng trống” hoặc nói cách khác là chờ đợi sự phản hồi; đừng im lặng hoặc ngó lơ; hãy đưa ra những ý kiến của mình một cách nhanh chóng nhất có thể.

Âm lượng và sự rõ ràng

Hai yếu tố này cũng thể hiện tính chuyên nghiệp và ảnh hưởng không nhỏ đến kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của bạn. Khi muốn truyền đạt thông điệp, hãy lưu ý điều chỉnh âm lượng giọng nói trực tiếp; hoặc thông qua các phương tiện đang trao đổi như điện thoại, micro; sao cho âm lượng vừa phải, đảm bảo người nghe hiểu được và không bỏ sót những thông tin quan trọng.

Điều chỉnh tông giọng và âm lượng phù hợp khi nói

Điều chỉnh tông giọng và âm lượng phù hợp khi nói

Bộc lộ cảm xúc

Cảm xúc là yếu tố chi phối xuyên suốt đến quá trình giao tiếp của bạn. Khi học các kỹ năng giao tiếp thường ngày cũng như trong công việc; việc điều chỉnh cảm xúc phù hợp sẽ giúp thông điệp truyền tải; mục đích của cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn. Đừng vì nóng giận hay “muốn thể hiện” mà để cảm xúc lấn át lý trí, nói ra những lời không hay làm ảnh hưởng đến cảm xúc của đối phương.

TẠM KẾT

Trên đây là những thông tin được VSC tổng hợp lại nhằm giải đáp cho bạn những thắc mắc về vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc; cũng như những yếu tố ảnh hưởng giúp nâng tầm kỹ năng giao tiếp, kết nối. Ngoài ra, nếu như bạn muốn cải thiện và phát triển bản thân; hãy đăng ký ngay khóa học giao tiếp ứng xử của chúng tôi. Thông tin khóa học tham khảo TẠI ĐÂY. Chúc bạn luôn thành công!

Rời khỏi cuộc bình luận